为规范我校公派留学研究生派出管理，现将有关事项办理要求通知如下：

一、国家留学基金委派出手续

录取人员须登录国家公派留学管理信息平台（https://sa.csc.edu.cn/student/）按要求签订《国家公派出国留学协议书》，办理国家公派留学奖学金专用银行卡（办理方式详见https://www.csc.edu.cn/chuguo/s/1552），须自行办理护照、签证、《国际旅行健康证书》；通过教育部留学服务中心办理预定机票等手续。具体以国家留学基金委有关要求为准。

留学人员抵达留学所在国后按照国家公派留学管理信息平台提示和我国驻留学所在国使（领）馆要求办理报到手续，确认资助起算时间。

二、学生因公出国审批手续

录取人员派出前须办理湖南大学学生因公出国审批手续，登录“外事管理与港澳台事务管理系统”，选择“学生因公出国（境）申请”，如实填写申请提交审核。

登录方式：通过学校个人门户→业务系统→外事管理系统进入。

三、保留学籍手续

联培博士和联培硕士研究生录取人员办理完成湖南大学因公出国手续后，出国前须线上办理保留学籍离校手续。办理流程：个人门户→“一网通办”→搜索“研究生休退学、保留学籍离校申请”，按提示如实填写信息提交审核，保留学籍类型选择“跨校联合培养”，经审核通过后方可离校出国。

攻读博士学位研究生、攻读硕士学位研究生、博士后（应届博士毕业生）应届毕业的录取人员应在取得相应学位后派出，派出前应办理离校手续，学校不再保留学籍。

四、在读证明

因公派留学办理签证等情形需要学校出具在读证明的，办理流程如下：

（1）下载“在读证明（公派留学用）”，如实填写个人信息并打印（模板见附件）。

（2）学院研究生秘书审核并签字后，加盖学院行政章即可。

（3）如需加盖研究生院印章的，需将学院已签字盖章的证明提交研究生院培养办公室审核办理。（研究生院培养办公室D406填写《用印审批单》，综合办公室D409盖章）

五、变更留学计划

（一）派出前变更

录取人员派出前需变更国家公派出国留学计划的，按照《国家公派出国留学人员派出前管理办法（2025）》（https://www.csc.edu.cn/chuguo/s/1896）进行管理，登录国家公派留学管理信息平台提交申请并上传相关附件材料。常见类型材料要求如下：

1.变更留学国别或留学单位。（1）原留学单位同意放弃的函件（函件原则上应明确放弃原因）；（2）国内导师意见（学生类申请人申请时提交的研修计划系经国内导师认可后提交的必须提供，导师签字并加盖学院公章）；（3）新研修计划（须经国内外相关单位或导师签字）；（4）新国外留学单位正式邀请信或无条件录取通知书；（5）申请变更留学单位原因证明材料（拒签信、签证申请进展证明等）；（6）新留学单位导师简历；（7）其他证明材料（如有多项材料，可合并为一个文件上传）。

2.缩短留学期限。（1）国内导师意见（学生类申请人申请时提交的研修计划系经国内导师认可后提交的需提供，导师签字并加盖学院公章）；（2）新研修计划（须经国内外相关单位或导师签字，且须说明缩短留学期限原因及缩短后能否完成原定研修计划）；（3）国外导师或单位新邀请信或意见（需说明研修计划调整情况）；（4）其他证明材料（此项需上传研究生院意见函，研究生院在系统审核申请通过后出具公函并发送PDF扫描件至申请人邮箱，申请人重新上传系统提交；如有多项材料，可合并为一个文件上传）。

3.延长公派留学资格有效期。（1）不能按时派出的证明材料（拒签信、签证申请进展证明、加盖学院公章的国内导师意见等）；（2）国外留学单位同意延期信函或新邀请函（需注明新的留学起止时间）。

4.放弃国家公派出国留学资格。（1）国外单位意见；（2）退款证明（如已预订机票或预支生活费，请提交国家留学基金委出具的退款单及向留服机构退款的转账凭证；如无相关费用，请上传说明文件，注明未预订机票、未预支生活费。）；（3）其他证明材料（放弃公派声明，学生本人签字并加盖学院公章，模板见附件）。

5.其他（请与国家留学基金委联系）

（二）留学期间变更

公派留学人员留学期间如需办理提前回国、延期回国、中途回国、变更留学学校或导师、取得博士学位后进行博士后等手续，需咨询驻外使领馆教育处有关材料要求，登录国家公派留学管理信息平台提交申请。

需出具国内推选单位意见函的，请向研究生院提供以下电子版材料：（1）《湖南大学国家公派留学研究生项目在外变更手续申请表》（申请人签名，模板见附件）；（2）联培博士和联培硕士研究生提供国内外导师同意函，攻读博士学位和攻读硕士学位研究生国外导师同意函；（3）申请延期回国的提供延期回国期间的经费证明（国外院校或导师提供、申请人自己负担）；（4）填写《湖南大学国家公派留学研究生项目阶段总结》（模板见附件）

请将扫描后的申请材料发至hudagongpai@163.com，研究生院审核申请材料后出具意见函，并发给申请人，申请人按照国家公派留学管理信息平台提示和驻外使领馆教育处的要求进行申请。

 六、回国报到手续

公派留学人员学成后应履行回国服务义务，回国之日起三个月内应登录国家公派留学管理信息平台登记回国信息。

联培博士和联培硕士研究生回国后须线上办理复学返校手续。办理流程：个人门户→“一网通办”→搜索“研究生复学返校申请”，如实填写相关信息，在校医院体检后上传体检报告，提交复学申请。

七、总结材料

1.公开学术报告（联培博士和联培硕士研究生）。公派留学人员复学返校后两个月内在学院做一次公开学术报告，报告内容包括在外联合培养期间的科研经历和学术成果、本学科相关前沿动态等并简要介绍国家公派研究生项目。学院研究生教学秘书老师应协调安排学术报告场馆，并提前一周将学术报告的信息（讲座题目、讲座时间、讲座地点、主讲人简介、讲座内容摘要）在院内发布。

2.公派总结报告。公派留学人员应提交公派留学总结（模板见附件），总结报告及相关附件材料电子版材料发至邮箱：hudagongpai@163.com。联培博士和联培硕士研究生总结材料审核通过后方可进入毕业答辩环节。

八、联系方式

1.公派整体事宜：研究生院罗老师，88822824

2.学生因公出国审批手续：国际合作与交流处肖老师，88822355

3.保留学籍和复学返校手续：研究生院王老师，88821813

附件：

1.在读证明（公派留学用）

2.湖南大学国家公派留学研究生项目在外变更手续申请表

3.湖南大学国家公派出国留学研究生项目阶段总结

4.湖南大学国家公派出国留学研究生项目总结报告（联合培养类）

5.湖南大学国家公派出国留学研究生项目总结报告（攻读学位类）

6.关于放弃国家公派出国留学资格的声明