各单位：
2015年10月学位评定会学位申请材料定于10月16日由各学院报送研究生院学位办及相应学部（学院向学位办报送材料清单；学院向学部报送材料清单）。各学部须于10月23日前向学位办报送材料（学部向学位办报送材料清单；第九届校学部学位评定委员会劳务费模版），10月27日将召开校学位评定会。为如期做好本次学位评定工作，现将有关事项通知如下：
一、学生的学位信息务必从教务管理系统中填报并提交，提交后打印带有水印的基本数据表。
二、请各学院认真组织好有关学位申请人员的论文答辩及往次校学位评定会确定的需重新答辩的缓评学位人员的重新答辩工作，对不需要重新答辩的缓评学位人员，除按学位材料目录清单备齐学位申请材料外，另需准备学位论文修改说明。请各学院根据《湖南大学学位授予工作细则》要求，完成本单位的学位评定工作。学院学位评定委员会应将其对学位申请人的审核意见及表决结果（是否建议授予学位）填写在《学位申请及评定书》的相应栏内，并经学院学位评定委员会主席签名（或加盖签名章）生效。
根据新颁发的《湖南大学关于博士、硕士学位申请人员发表论文的规定》（湖大研字【2012】23号）文件，从2012级开始，要求学院对没有发表北大核心期刊的专业学位及高校教师硕士研究生组织双盲评阅。对2012级以前的学生，鼓励学院参照执行此政策。研究生院将对没有通过双盲评阅的专业学位及高校教师人员重点抽查。
三、整理学位申请材料：请各单位研究生秘书按学位材料目录清单，清点齐全学位申请人员学位档案，按培养环节、学位环节将材料排序。具体为：
博士、硕士研究生：
培养环节包含培养计划1份、论文选题报告1份（培养计划中含有的可不单列）、科研论文工作报告表及正式发表的科研论文复印件1份（培养计划中含科研论文工作报告表的可不单列，发表的科研论文复印件必须装订成一本。另根据湖大研字[2007] 4号文件，专业学位及高校教师硕士研究生可不发表论文，此项可免。没发表论文的科学学位硕士研究生用专家委员会审查意见原件替代科研论文工作报告表及科研论文复印件）、单独成页的学习成绩单1份（学习成绩单一式3份，1份放于学位申请材料档案袋，1份放于人事档案，1份学生自存）、中期考核表1份（培养计划中含有的可不单列）、研究生学术活动考核表1份（培养计划中含有的可不单列）。
2008级及以后的科学学位硕士研究生的成绩单及培养计划必须从研究生教务管理系统中打印。
博士研究生另含有博士研究生综合考试表1份（培养计划中含有的可不单列）。从2009年开始，获得博士学位人员的博士学位论文将在研究生院网站上公示3个月，请各位博士学位申请人员在递交学位材料的同时将博士学位论文PDF电子版拷贝给各学院研究生秘书，由研究生秘书统一通过办公自动化或QQ发送给学位办（学位办不收光盘，不插U盘）。
学位环节包含论文答辩申请表1份、装订成一本的学位论文专家评阅书（博士为5或7份、硕士为2或3份）、装订成一本的论文答辩表决票（博士为5或7份、硕士为3或5份）、学位申请及评定书1份、学位论文（博士5本，硕士4本）。
同等学力人员：
同等学力人员学位申请材料不分培养环节和学位环节。学位申请材料包含同等学力资格审查表1份、学位申请受理单1份、同等学力水平认定表1份、装订成1本的发表论文复印件、学习成绩单1份（情况同上）、论文答辩申请表1份、装订成1本的学位论文专家评阅书（3份）、装订成1本的论文答辩表决票（5或7份）、同等学力学位申请及评定书1份、学位论文3本。
所有博士、硕士学位申请人应随学位材料递交1张2寸近期彩色免冠证件照，以上证件照将粘贴于学位证书上。为保证学位证书与毕业证书照片一致，也为了粘贴的方便，请各位有毕业证的学位申请人员尽量递交电子注册相片。所有学位申请人务必在相片背后用铅笔或圆珠笔写上所属学院和姓名。请各学院集中递交照片，将所有照片上部按照学位申请人员基本情况表顺序轻粘在学位办制作的申请博士、硕士学位人员相片汇总表上的“粘贴处”，在每张相片下方写上序号和姓名。原来置于学位申请材料档案袋中的学位人员基本数据表请各学院编号后按照小号在上，大号在下的顺序集中报送。
所有学位获得者均需提供电子照片（jpg文件），电子照片应以学位获得者身份证号命名，单张照片大小不得超过15K。电子照片不得采用扫描或翻拍照片，且尽量与学位证书上粘贴的照片一致。照片要求不合格的无法提供学位证书网上查询服务。学历学位获得者直接使用学历电子注册电子照片，学历电子注册相片的获得可在网上（学历电子注册图像校对系统网址为http://xjxl2.chsi.com.cn/pv/stu/login.do）确认的时候（在点击“信息无误”前）将鼠标放置于自己电子相片上点右键选择“图片另存为”，系统将自动将你的电子相片保存为以身份证命名的JPG图片。在网上确认时没有保存电子照片的人员请另行递交一张电子照片，在照相馆照相时一定要申明为两寸证件照，大小不得超过15K。研究生秘书按照申请学位人员的种类将相片分文件夹（博士、科学学位、全日制专业学位、非全日制专业学位、高校教师、同等学力、自主招生的软件硕士）发送至研究生院学位办。
四、填报学位申请人员基本情况表：各学院研究生秘书必须认真负责，仔细填报学院学位申请人员基本情况表（另发“填报学位申请人员基本情况表填表说明”），确保信息准确无误，并且格式统一，以便于全校学位申请人员基本信息的汇总、学位的评定及信息上报。博士、科学学位、全日制专业学位、非全日制专业学位、高校教师、同等学力、自主招生的软件硕士必须分别填表上报，所有表格统一使用Excel格式，表样可从研究生院网站“研究生秘书专区”中下载，填妥表格后电子版本通过办公自动化系统发送至学位办。学位申请人员基本情况表打印件应与学位材料一并于规定的时间送交研究生院学位办。
五、各学院研究生秘书务必提醒各学位申请人认真负责地填写《**学位基本数据表》，此表内容将用于学位证书制作并上报国务院学位委员会办公室。
《学位基本数据表》已经全面更新，所有学位申请人员均需递交新表。
《学位基本数据表》中的准考证号（即考生编号，不是报名号，科学学位博士、硕士研究生可以自己在研究生教务管理系统中查询。硕士推免生同样有准考证号，2005级及以后的直博生有博士准考证号，2005级以前的直博生可填写硕士入学时的准考证号）可以在各学院研究生秘书那里查询。每年新生入学后，研究生院招生办均已将新生的电子花名册发送给学院，电子花名册中包含准考证号。学院若已将电子花名册丢失者，可在研究生院招生办索取。
同等学力考生必须填写自己的综合考试编号和外语考试编号。
学生若已经递交旧版《学位基本数据表》，且学生已经在外地工作者，请在研究生院网站下载专区栏目（http://gra.hnu.cn/cid_41.html）下载相应表格填写后将电子表格发送到研究生秘书，研究生秘书将其打印件（签名由研究生秘书代签确认）交研究生院学位办。
六、学位申请人员所需表格及学院汇总所需表格模版请在研究生院网站“下载专区”栏目中下载，所有模版在用完会后请予以删除，下次填写重新下载。各学院切勿在本学院网站上提供各种表格下载，以免研究生院网站更新后不能随之更新。
七、本次学位材料中博士论文为5本，硕士论文为4本，《关于同意中国科学技术信息研究所使用本人学位论文的授权书》一份（单独成页，以下简称《授权书》）中论文题目必须打印，字体保持前后一致，根据自己的论文类型在相应的方框内打勾，签名需由作者本人亲自手写，日期可以打印也可手写。所有《授权书》由研究生秘书统一交学位办，切勿放于学位材料档案袋中。
八、学位材料档案袋底部三项中“姓名”由学生本人填写；学院编号由研究生秘书统一填写，保持与学位人员登记卡编号〖学位人员登记卡汇总编号应与学位申请人员基本情况表中序号一一对应。序号共6位，第1位为对应学位种类拼音首字母（为B、K、G、Z和T，分别代表博士、科学学位（学术型）、高校教师、专业学位、同等学力），第2-3位为学院代码，后3位为情况表中序号。如：土木学院专业学位第32号为Z01032;外语学院博士学位第13号为B12013〗一致；学校编号由研究生院学位办填写。
九、根据教育部学位中心及湖南省学位办关于优秀研究生学位论文评选的相关文件规定，保密论文不能参加各级优秀研究生学位论文评选。校学位办将对其进行文件复制比检测，并将列入各级论文抽检重点范围。
特此通知。
附件：1.《学位申请人员基本情况表》填表说明
2.学位申请材料审核要点
湖南大学研究生院
《学位申请人员基本情况表》填表说明
为便于校学位评定委员会审核评定学位及全校学位人员基本情况的汇总统计与信息上报，特就填写学位申请人员基本情况表作如下统一要求：
1．填表人务必认真负责，确保所有信息准确无误。
2．必须使用学位办统一的Excel表样，且区分博士、科学学位、全日制专业学位、非全日制专业学位、高校教师、同等学力、自主招生的软件硕士采用不同的表样填写，表样可从“学位申请汇总材料（供研究生秘书使用）”上下载。
3．姓名、出生年月、学科门类及专业等信息将直接用于制作学位证书，属特别重要项。姓名及出生年月必须保持与教务管理系统信息及身份证严格一致。
4．汇总表中出生日期一栏的单元格属性已设置为“日期”，如1980年12月3日出生填写为“1980-12-3”；答辩日期填写到日，使用8位阿拉伯数字，如2005年10月1日答辩填写为“20051001”；入学年月填写到月，使用6位阿拉伯数字，如2002年9月入学填写为“200209”。直博生入学年月填写硕士入学年月，入学前学历填写本科或大专等，并在备注栏目中写明直博。
5．学历研究生的“专业名称”栏中必须按国务院学位委员会、国家教育委员会一九九七年六月公布的《授予博士、硕士学位和培养研究生的学科、专业目录》中的学科名称填写专业名称全称；专业学位研究生的“专业名称”栏中，须按国家有关规定填写准确的专业领域名称全称或者专业学位类别名称（也可填写英文缩写形式，如MBA、MPA等）。
6．所有缓评人员均需在备注栏中标明“缓评”，博士生中免盲送审人员需在备注栏中标明“免盲”，单考委培人员需在备注栏中标明“单考”，外国留学人员需在备注栏中注明国别。
7．工程硕士必须填写双导师，且其中一位为校外导师。
8．“论文盲审结果”栏使用表述如“2优1良1一般1不合格1修改后答辩1不予答辩”形式。
9．“答辩委员会意见”栏使用表述如“全票通过”或“四票通过一票弃权”或“四票通过一票反对”形式
10．“录取类别”栏使用表述如“非定（计划内非定向）”、“定向（计划内定向）”、“自筹（计划外自筹）”、“委培（计划外委培）”等，通过“单独考试”方式入学的学位申请人，须在“录取类别”栏内注明“单考”字样。
11．同一学院出现同名同姓者，应予特别说明。
12．若学生姓名属生僻字，所有输入法都无法打出，需通过微软“TrueType造字程序”生成的，应予特别说明。
13．所有《学位申请人员基本情况表》均需在每页加盖学院公章才能递交。
14．因特别重要项填写错误而导致学位证书错误，填表人将承担相应责任。学院递交由填表人及学院研究生工作主管领导签字的情况说明并加盖公章，由学位办主任及研究生院主管院长签字审核后递交《学位申请人员基本情况表》相应更正页，并缴纳学位证书成本费及制作费。
15.根据学位[2007]25号文件《国务院学位委员会、教育部关于调整学位证书版式及格式内容的通知》及学位[2007]54号文件《关于调整新版学位证书启用时间的通知》，从2008年6月1日起使用新版学位证书。新版学位证书中所有学位获得人员相片均为二寸彩照，学位证书所含信息去掉籍贯一项，学位证书打印软件统一由国务院学位办提供。为统一信息，校学位办据此对“学位人员基本情况表”做了相关调整：其本情况表中去掉“籍贯”及“政治面貌”两项，均新增“身份证号”一项，硕士学位人员基本情况表中去掉“入学前学历”一项，其他具体情况根据学位种类的不同稍有差别。基本情况表分为打印区域与非打印区域两块，两块信息均需填写。
16.学科门类码、学科门类名称、一级学科码、一级学科名称、二级学科码、二级学科名称请按照《博士硕士学科专业代码》填写。出生日期请严格按照“1980-12-3”类似日期格式填写，严禁更改单元格属性。
17.在学校具有一级学科授予权的前提下，如学院希望学位证书上的专业名称按一级学科填写，其二级学科名称照抄一级学科名称，二级学科码在一级学科码后加00。
学位申请材料审核要点
一、按档案袋封面上“档案材料目录”清点所有材料。学习成绩单必须单独成页（学习成绩单一式3份，1份放于学位申请材料档案袋，1份放于人事档案，1份学生自存）。
二、检查培养计划（包括论文选题报告、科研论文工作报告表、学习成绩单）中填写、审核意见、签字和盖章的完整性。
三、核实正式发表的科研论文，未见刊的论文应核实其采稿通知及稿样。
四、仔细核查论文答辩申请表：
（1）博士学位论文答辩委员会一般由5或7名本学科及相近学科的教授或相当专业技术职务专家组成，其中博士生导师人数不少于4名，校外专家不少于2名。如博士学位论文盲评有反对或明确修改意见，则应聘请1名本学科或相近学科的校学位评定委员会委员作答辩委员会委员。
硕士学位论文答辩委员会一般由3或5名本学科及相近学科的正、副教授或相当专业技术职务的专家组成，无博士点的学科、专业，应聘请１名校外专家参加。
工程硕士论文答辩必须聘请１名研究生本人单位以外的实践部门（工矿部门）副教授或相当专业技术职务或以上的专家参加。
同等学力硕士答辩委员会由5或7名本学科及相近学科的正、副教授或相当专业技术职务的专家组成，且其中1名为校外专家。
所有硕士学位论文答辩须有1名论文评阅人作答辩委员会委员。
所有研究生论文答辩，其导师不能担任答辩委员会委员。答辩委员会成员中必须有1名校学位评定委员会委员、学部学位评定委员会委员或学院学位评定委员会委员。
（2）对研究生培养人数较多的学院，应注意是否存在同一答辩委员会在同一天主持答辩人数较多的情况。
（3）检查表中是否已有导师、学院签署的同意答辩的意见，特别是博士和同等学力硕士的答辩申请表中是否已通过学位办审核。
五、核实专家评议书（份数及结论等）、表决票（是否已加盖公章生效等）。所有涂改处应由相应涂改人签字确认。
六、仔细核查学位申请及评定书是否填写完整，特别是答辩委员会评语、答辩委员会表决结果、学院学位评定委员会表决结果及答辩会议记录必须清晰整洁且缺一不可。
七、务必准确核对《电子注册信息表》和《学位基本数据表》中的信息，确保前后一致，尤其是学位人员姓名、性别、出生日期、身份证号、学科专业等。《电子注册信息表》统一交培养办，《学位基本数据表》随学位申请材料统一交学位办。
八、论文格式的规范性（如表格是否为三线表；参考文献是否规范；是否每页35行、每行35字等）。
